【電子帳簿保存法・インボイス制度】法令改正に向けたシステムの形とは

従来は、電子帳簿等の保存やスキャナ保存をする場合、事前に税務署長の承認が必要でしたが、事業者の事務負担を軽減するため、改正後は事前承認が不要となりました。

スキャナ保存におけるタイムスタンプの付与期間が3日以内から最長2ヶ月と7営業日以内に延長されました。また、定期的な検査及び再発防止策の社内規程整備などを指す「適正事務処理要件」が廃止されました。

検索要件の記録項目について、これまでは「取引年月日、勘定科目、取引金額その他のその帳簿の種類に応じた主要な記録項目」と定められていましたが、改正により「取引年月日その他の日付、取引金額及び取引先」に限定されることになりました。
また、基準期間※の売上高が 5,000 万円以下である小規模な事業者については、検索要件の全てが不要となっています（税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合）。

※個人事業者については電子取引が行われた日の属する年の前々年の1月1日から12月31日までの期間、法人については電子取引が行われた日の属する事業年度の前々事業年度のこと

電子取引した書類を出力・印刷して、紙ベースで保存することが認められなくなり、データで保存することが義務化されました。ただし、保存方法の急な変更に対応できない事業者がいることも踏まえ、やむを得ない事情がある場合には書面での保存を認める猶予措置が設けられています。

以上のような要件の見直しがされた、電子帳簿保存法の改正は、2023年10月から始まるインボイス制度とも密接に関係しています。

法改正に伴い、電子取引（電子メールでの受領、ネット上でのダウンロード、クレジットの利用明細データなど）による書類の紙保存が原則禁止となったため、まずは社内のどの書類が電子データでの保存の対象となるのか把握することが重要です。
ただし、前述のように企業側の対応の負担を考慮して猶予期間が設けられており、今後も税制改正の内容を注視しておく必要があります。

電子保存が義務化されることによって、経理部門への支払申請や経費精算にかかわる業務フローなどが変化することが想定されます。社内の混乱を避け、新たな業務フローを浸透させるためにも社内ルールの見直しや整備を進め、社員に周知する必要があります。

帳簿書類を電子データとして保存、管理する場合には、電子帳簿保存法の要件を満たす会計系システムを利用することで、効率的でミスのない業務を実現できます。
JIIMA（公益社団法人日本文書情報マネジメント協会）の認証を受けたシステムであれば電子帳簿保存法の要件を満たしているので、選定の際の参考になります。

会計に関わるさまざまな業務に対して、個別に対策を検討する場合は、単機能のSaaSを導入することで対応が可能です。
しかし、実際の業務はそれぞれが一連のフローでつながり影響し合っているため、導入したSaaSが従来の業務と上手く連携ができず、生産性の低下を招く可能性があります。具体的には、業務の分断や、転記・二重入力の手間の増加、確認工数の増加などが考えられます。

したがって、それぞれの業務に個別で対応するのではなく、全体の業務フローやオペレーションを意識したうえで、必要な機能を網羅したシステム構築が重要です。1つのシステム上で対応ができれば、情報やオペレーションの管理が容易になり、業務の分断が起こらず、社内の連携もスムーズに行うことができます。

多くの企業では、電子帳簿保存法改正といった法令改正があった場合、経理担当が情報システム部門に仕様変更を適宜依頼して対応を行っています。
この対応は法令改正に向けた新しい要件を詰めたり、仕様を決めたりするため、情報システム部門にとって大きな負担であり、改正の度にシステム改修の依頼を行っていると、工数のムダやコミュニケーションコストが膨らみ続けてしまいます。
また、経費精算等を含めた広範な会計系業務を支えるシステム群の仕様変更やリプレイスは、保存データの移行や承認・業務フローの見直し、操作方法の習得など、影響範囲が大きく、その都度対応を行っている場合、業務全体に支障が生じかねません。

このようなことから、2023年10月開始のインボイス制度も見据え、想定される仕様変更に柔軟に対応できるシステムの重要性が高まっています。

以上のポイントをまとめると、今後の法令改正に向けて構築するべきシステムは、個別最適ではなく全体最適を行えることが重要になります。