大規模組織のビジネスチャット導入。得られる恩恵とは？
企業の規模が大きくなると、社員間でのコミュニケーションが取りにくくなります。そのような時に活用できるのがビジネスチャットです。本記事では、ビジネスチャットを導入するメリットとデメリット、ビジネスの効率を高めてくれるビジネスチャットの機能、具体的な導入事例などについて解説します。
企業のDX戦略を促進するビジネスチャット
近年では、さまざまな業界でDXの推進や新型コロナウイルスの影響によるテレワークの増加など、仕事を進める上でのコミュニケーションの変革が求められています。そのような中でビジネスでのコミュニケーションを効率化するツールとしてビジネスチャットを導入する企業が増えています。
ビジネスチャットとは、業務効率化を目的として使用されるビジネスツールのことで、チャットのほか、情報共有やタスクの管理など、さまざまな機能を備えている点が特徴です。
続いては、ビジネスチャットのメリットとデメリットを紹介します。
大規模組織におけるビジネスチャット運用の３つのメリット
ビジネスチャットを導入することで得られるメリットはさまざまです。ここでは特に大規模組織で導入する際のメリットについて解説します。
コミュニケーションの迅速化による業務効率化
ビジネスチャットは、パソコンやスマートフォン、タブレット端末からも利用可能です。そのため、時間や場所に関係なく、コミュニケーションが取れるため、迅速なコミュニケーションが可能となり、結果的に業務効率化を図ることができます。
複数人での情報共有が容易に
ビジネスチャットは個人間のやり取りだけでなく、グループを作ってコミュニケーションを取ることもでき、グループに所属していれば、メンバー全員がチャット内のやり取りを見ることができます。そのためグループ内での情報共有も簡単にできます。
また、ビジネスチャットによっては、グループ内の特定の人にタスクを設定することもできるため、情報共有と作業の依頼を同時に行うことも可能です。
フランクかつ会話的にやり取りできるためコミュニケーションが活発化
ビジネスチャットの場合、メールのようなかしこまった表現が不要であり、LINEのような感覚で気軽に情報交換ができるため、コミュニケーションの活発化が期待できます。
また、スタンプで反応できる機能を備えているサービスもあるため、共有された情報に対してわざわざ返信する必要もありません。
このように、ビジネスチャットにはさまざまなメリットがありますが、一方で、少なからずデメリットも存在します。続いては、ビジネスチャットのデメリットについて解説します。
大規模組織におけるビジネスチャット運用のデメリット
大規模組織でビジネスチャット導入すると、メッセージの量が多くなるため、重要な情報を見落としてしまう可能性があります。また、メッセージ量が多い分、返信作業に追われ、かえって業務効率が低下する、過去の重要なメッセージを見返すことが難しくなるといった問題も考えられます。
そのほかにも、気軽にやり取りができるために、業務とは直接関係のない雑談がグループ内で行われる可能性もゼロではありません。
続いては、このようなデメリットも解決できるような、企業向けビジネスチャットの便利な機能を紹介します。
他にも企業向けビジネスチャットは便利な機能を搭載
企業向けのビジネスチャットには、チャット機能以外にもさまざまな便利な機能が備わっています。ここでは、具体的な機能を3つ紹介します。
機能① WebサイトURLの内容をメッセージ内にプレビュー表示する
チャットでWebサイトのURLを共有するケースはよくありますが、この際、URLを開くことなくサイトの内容を確認することができます。そのため、今すぐにチェックする必要があるサイトなのかどうかすぐに判断でき、無駄がありません。
機能② 見るべきメッセージをユーザーに対して見やすく表示または通知する
ビジネスチャットによっては、重要ワードを登録できるため、メッセージに登録したワードが含まれていると通知を受け取れるほか、該当ワードのハイライト表示などができます。業務で頻出するワードやプロジェクトのキーワードなどを登録することで、重要な情報を見逃す可能性が低くなります。
機能③ メッセージの確認状態や相手の状態がわかる
チャット相手やグループメンバーが、メッセージを確認しているかどうかが一目で把握できます。また、メンバーの在籍情報なども確認可能です。なかなかメッセージを確認してもらえないようであれば、当該メッセージの再通知もできるため、重要な情報をやり取りする際にもチャットを活用できます。
このように、ビジネスチャットは、単なるコミュニケーションだけでなく、ビジネスの効率を向上するさまざまな機能を備えています。続いては、実際に大規模組織でビジネスチャットを導入した実例を紹介します。
松屋フーズホールディングスのビジネスチャット活用事例
松屋フーズホールディングスは正社員が約1,800人、アルバイトは約20,000人が在籍する大規模組織です。
店舗の運営にはアルバイトが欠かせませんが、急な欠勤が発生した際の連絡手段が統一されていないという課題がありました。また、本部から各店舗、各社員へと共有される重要な情報が伝言ゲームのように伝わる過程で内容にムラが発生したり、共有スピードが遅延してしまうことがありました。こういった、社員とアルバイトのコミュニケーション、さらには各店舗と本部間での情報共有という課題をビジネスチャットの導入により、一度に解決することができました。
個人やグループなどさまざまな形でのコミュニケーションが取れ、トップダウンによる情報共有、ボトムアップによる問題発見の迅速化など、ビジネスチャットの機能は松屋ホールディングスが抱える課題解決に最適だといえます。
同社が導入したのはラキールのビジネスチャットツール「LaKeel Messenger」です。LaKeel Messengerは、大規模組織での採用実績があるほか、チャット機能やアンケート機能などさまざまな機能を備えています。また、機能の拡張にも対応しているため、導入後に必要な機能を追加できる点も大きな特徴です。
事例の詳しい内容や「LaKeel Messenger」について詳しく知りたい方は、事例資料を御覧ください。