サイロ化とは？システムの分断による弊害と解消方法

「2025年の崖」を指摘したことで話題となった経済産業省の「DXレポート」では、企業内の情報システムが事業部門ごとに独立して構築され、過剰なカスタマイズが行われていることについて言及されています。その結果、企業全体でのデータの共有や活用が難しくなり、システムが複雑化・ブラックボックス化していることを問題視しています。

この複雑化・ブラックボックス化はサイロ化を指しており、サイロ化を可能な限り解消しつつデータ活用ができなければ、DXを推進できずデジタル競争の敗者になるだろうと指摘されています。

出典：経済産業省「DXレポート ～ITシステム「2025年の崖」克服とDXの本格的な展開～」

一例を挙げると、DX推進のためデジタル部門を新設し、デジタルを活用した新製品・サービスの開発や組織改革などを進めようとしても、サイロ化により他の部門（製造や人事など）と情報共有ができていなければ、思うような結果を得られない可能性があります。

部門間での迅速な情報共有ができなくなることも、サイロ化によるデメリットの1つです。例えば、サイロ化した状態でデータ集計をする場合、データを集約するために各部門にデータを出してもらうよう依頼し、データのフォーマットを統一したうえで集計しなければなりません。

前述の通り、サイロ化した状態では情報収集に多くの手間がかかるため、意思決定のスピードが遅くなり、顧客のニーズやトレンドに対応した提案ができなくなる可能性があります。また、あるシステムと別のシステムの顧客データの間にずれがある場合のように、データの整合性が取れていないと、整合性を図るための作業や分析データの用意に時間がかかり、分析が遅れることで意思決定のスピードも低下することが考えられます。

AIを活用した高度なデータ解析を実施するためには、統一されたデータフォーマット上でビッグデータを取得する必要があります。
しかし、サイロ化した状態では各部門が独自のシステムを活用しており、統一されたフォーマットとなっていないため、ビッグデータ処理に必要な統合が困難になります。また、各部門が独自にデータを管理することで、データの重複や不整合が生じることもデータ統合を妨げる原因となります。
こうしたことから、サイロ化された組織ではビッグデータの活用が妨げられ、データドリブンな意思決定が難しくなります。

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各部門でバラバラにシステムを導入すると、運用コストやライセンス費用などを部門ごとに負担しなければならず、ムダなコストが発生します。また、前述のようにビッグデータ活用のためにデータ統合を行おうとする際、各部門から上がってきたデータの集約や整理に多くの工数がかかり、その分多くの人件費がかかることも無視できません。

さらに、部門間で情報の共有がなされていないと、情報共有や意思統一のためにこまめにミーティングを開かなければならなくなり、コミュニケーションコストが増大する可能性もあります。

このように多くの弊害があることから、サイロ化を解消することは非常に重要です。

1つ目の原因は、企業内の組織が縦割り構造になっており、部門を横断して全体最適を図る主体がいないことです。部門間のコミュニケーションが活発でない場合、部門ごとの業務ニーズや要件に応じて、個別にシステム・ツールを導入していることが少なくありません。この状況は、SaaSの台頭やクラウドサービスの普及により、各部署が独自にシステムを選定・導入することが容易になったことに起因しています。

このような状態では、異なる部門で同じデータを扱っていても情報共有されず、組織全体での業務遂行が非効率になるほか、各部門でシステム・ツールの利用料金が個別に発生します。

また、部門ごとに各ツール・システムのマニュアル作成や利用方法に関する研修を行うためのコスト、他のシステムと連携できないデータの抽出にかかる工数など、余計なコスト・工数もかかります。

つまり、縦割り構造の状態では組織のサイロ化が生じやすく、ムダな費用や手間がかかっているケースがよくあるということです。

各部門で個別最適化されたシステムを別々に導入している場合、データの形式がシステムごとに異なるため、データの共有が難しくなります。そうした中で連携しようとすれば、異なるシステムの仕様に合わせたデータに加工したりシステムを改修したりする必要が出てくるため、多くの手間やコストがかかります。

このような状況下で、最新システムとレガシーシステムが混在していると、レガシーシステムの連携性や拡張性の低さからシステム間の連携が困難になるケースが少なくありません。部門ごとに会計や生産管理などの業務ソフトをカスタマイズしている場合にも、データ共有が困難になりサイロ化が発生します。

特に大規模な組織では、社内にシステムが乱立することでシステムのサイロ化が生じ、システムやデータ連携に支障が出やすくなります。

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システムのサイロ化を解消しようとする前に、組織のサイロ化をなるべく解消することが重要です。組織のサイロ化を解消する第一歩は、社内コミュニケーションの活性化です。部門間の情報共有や連携が不足していると、サイロ化が進行しやすくなります。コミュニケーションを促進し、部門間の壁を取り払うことが重要です。

例えば、全社ミーティングを定期的に開催して会社全体の方針や進捗状況を共有する、社内SNSやチャットツールを導入することで日常的なコミュニケーションの活性化を図るなどの方法が有効です。

第2フェーズとして、縦割り構造に起因する組織のサイロ化に対しては、部門内で現状の業務を整理し、部門間で標準化することが必要です。その後、標準化された業務を共通化できるものとできないものを部門間で振り分け、共通化できる部分に関しては、1つのシステムで包括化できるか検討します。

業務を分類したうえで、どのような機能が不足しているのか、不足部分はカスタマイズをする必要があるのか、別のシステムで補完する必要があるのかを判断します。

なお、縦割り構造による組織のサイロ化を解消する際には、経営層が主導的な役割を果たすか、組織の変革や人材の配置を担う人事部門が実行することが考えられます。また、部門を超えた新しいプロジェクトを立ち上げて、組織全体で変革に取り組む方法もあります。

第3フェーズとして、システム同士の連携が考慮されていない課題に対しては、データ統合基盤※1と共通プラットフォーム※2の導入が有効です。

※1　複数のデータソースに散在しているさまざまなデータを一元的に管理し、活用するための仕組み。基幹業務システム、情報系システム、CRMなど、多様なソースからのデータを統合的に管理する。
※2　企業の業務に必要なアプリケーションを効率的に開発・運用するための統合的なプラットフォーム。

まず、データ統合基盤を用いることで、複数のデータソースからのデータを一元管理し、システム間のデータ連携が強化されます。これにより、データのサイロ化を解消し、システムの移行をスムーズに進めることが可能となります。さらに、システムのバージョンアップや開発の影響範囲が広がる問題に対処でき、メンテナンスの効率アップにつながります。

次に行うのが共通プラットフォームの導入です。共通プラットフォームによって異なるシステムや業務間の連携が容易になり、業務適合率を向上させつつ業務効率化を実現します。個別最適化しているシステムすべてをそのまま共通プラットフォーム上に置き換えるのは難しいですが、前述のデータ統合基盤によるデータ連携により、共通プラットフォームへの移行をスムーズに進めることができます。

上記で紹介したような段階的なシステム移行方法は、以下の資料でさらに詳しく解説しております。

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