個人向けSNS利用に潜む
シャドーITの脅威と対応策とは
従業員が業務において企業の承認を得ずにデバイスやサービスを利用することをシャドーITと呼びます。シャドーITには情報漏えいやウイルス感染といったセキュリティ面のリスクがあるため、対策が必要です。本記事では、個人向けSNS利用に潜むシャドーITの脅威とその対応策を紹介します。
ビジネスにおける個人向けSNS利用は危険！？シャドーITとは
ビジネスシーンにおいて、Facebook MessengerやLINEといった個人向けSNSを利用している企業が依然として多いです。誰でも利用できる個人向けSNSでは、メールや添付ファイルの誤送信による情報漏えいのリスクがあります。
また個人向けSNSは多くの場合、個人所有のデバイスで利用されます。社内ネットワークに守られている社内デバイスと比べ、個人所有のデバイスはウイルス感染のリスクが高く、機密情報を扱うビジネスシーンでの利用は危険です。
以下では、注意が必要なシャドーITに関して解説します。
シャドーITとは
シャドーITとは、従業員が企業で承認していない個人所有のデバイスや個人向けサービスを業務に活用することです。従業員が業務においてFacebook MessengerやLINEといった個人向けSNSを利用することがシャドーITの一例です。
シャドーITによる情報漏えいなどのセキュリティ事故が多数発生
シャドーITの多くは法人向けメッセンジャーサービスと比べ企業のセキュリティポリシーに対応しきれていません。この状態を放置していると、人的ミスによって重大なセキュリティ事故につながるため、対策を怠るのは危険です。過去にはGoogleが提供する一般向け掲示板・メーリングリストサービス「Googleグループ」で、機密情報を誤って公開してしまうという事件が起こっています。
大規模組織こそ企業向けビジネスチャット導入で対策を
シャドーITによって生じるリスクを回避するためには、企業のセキュリティポリシーを適用できる企業向けビジネスチャットの導入が有効です。企業は大規模であるほど部署や拠点が多く、異なる部署・拠点間でのコミュニケーションがより困難であり、シャドーITによるリスクも大きくなるため、大規模組織でこそ企業向けビジネスチャットを導入するべきであると言えます。
また、実際にシャドーITの利用が発覚した場合、なぜ利用するに至ったのかをヒアリングし、従業員のニーズに合わせた企業向けビジネスチャットを導入するべきです。企業向けビジネスチャットによって従業員のニーズを満たすことができなければ、シャドーITをなくすことにつながらず、導入の効果を得られません。
企業向けビジネスチャット導入による３つの効果
企業向けビジネスチャット導入によるメリットはシャドーITの防止以外にも多くあります。代表的なメリットとして以下3つを紹介します。
便利な機能で大規模組織のコミュニケーションをよりスピーディに
企業向けビジネスチャットには、従来のメールとは違い、既読通知やあいさつ文の省略など個人向けSNSの利便性を残したうえで、在席状況のアイコン表示や指定したキーワードの強調表示といった便利機能が備わっているものもあります。これらの機能を活用することで、大規模組織でもコミュニケーションを迅速に、円滑に行えます。
堅牢なセキュリティ環境による安全な連絡
企業向けビジネスチャットであればアクセス権限を付与したり、禁止ワードを設定したりでき、企業のセキュリティポリシーにも柔軟に対応可能です。外出中の社員やPCを持たない社員に対してもリアルタイムに安心して機密情報のやりとりができます。
Bot連携により社員の生産性向上に寄与
Bot連携とは、ビジネスチャットを各システムと連携させることです。活用例の1つにデータベースとの連携があげられます。データベースとビジネスチャットを連携すれば、社員はビジネスチャット上に業務報告することで社内外を問わず業務日報ができるようになり、不要な帰社を無くして生産性の向上が期待できます。
高セキュリティとコンプライアンスを実現したビジネスチャット利用事例（松屋フーズホールディングス様）
最後に、実際に企業向けビジネスチャットを導入した事例を紹介します。
松屋フーズホールディングス様では、連絡手段として従業員の一部が個人向けチャットツールを使用するケースがあり、情報漏えいのリスクを抱えていました。
そこでラキールのビジネスチャットツールLaKeel Messengerを導入しました。チャット、アンケート、Bot連携といった標準機能が豊富であり、拡張の柔軟性もある点が導入理由です。
LaKeel Messengerを通じて勤怠連絡および給与明細の受け取りを可能にしたところ、従業員による個人向けSNSの利用が減少し、セキュリティ・コンプライアンスの強化を実現することができました。
また、本部と各従業員間の情報伝達が円滑になり、問い合わせの電話が減ったことで従業員の福利厚生向上につながりました。
以下のリンクから、事例の詳細を閲覧できます。企業向けビジネスチャットに興味がある方、シャドーITのリスク対策に悩んでいる方はぜひご覧ください。
